员工开私家车外出办公，费用到底能不能报销？

也就是说：

1、员工开私家车外出办公，在单位没有公车的情况下，要想顺利报销燃油费、过路费等，必须要与公司签订租车协议。

2、如果在没有签订租车协议或者签订的是0元租金协议，强行开票报销的话：

（1）对企业来说，会面临相关车辆费用无法税前扣除的风险。

（2）对个人来说，获得的报销款要按照“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。

一、随工资发放交通补贴

这是目前大型企业、国企最常采用的方式。

优点：
随工资定额发放，对企业、对员工都是最方便省事的。

缺点：

交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。

二、费用发票实报实销

优点：

根据每月私车的实际花销报销，更贴近实际。
缺点：

1、税前扣除

根据总局公告2015年第34号和国税函〔2009〕3号规定，企业报销个人的费用，属于福利费支出，在工资的14%限额内扣除。

2、加油费、过路费不能抵扣进项税。

加油费、过路费属于集体福利或者个人消费，进项税不允许抵扣。

3、交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。

三、市内出差使用网约车

目前各种网约车软件都很方便，网约车开具的电子普通发票也可以按照发票上注明的税额，抵扣进项税。而且出行也有记录可查，能有效避免虚假报销。

还有一些平台推行了企业版的出行服务，能直接与企业财务对接。员工不需要垫付交通费，也免去了报销流程，更便捷高效。

四、长途出差从租赁公司租车

企业经常去外地跑业务的情况下，可以从当地正规的租赁公司租用车辆，直接取得发票来抵扣进项税和税前扣除，避免了很多麻烦。

同时租赁公司也有非常系统的事故处理方法，可免去企业的后顾之忧。

私车公用协议

出租方（以下简称甲方） ：

公民身份证号：

承租方（以下简称乙方） ：

社会统一信用代码：

甲方为乙方员工，在甲方为乙方工作过程中，甲方为了方便服务 同意在办公期间将甲方私人所有车辆租给乙方办公使用。为明确甲、 乙双方的责任及义务，特制定本协议。 

一、甲方提供汽车的情况甲方为乙方提供设备齐全、车况良好、运行安全可靠、证件齐全的，其中车辆品牌：                 ，车牌号：              ，甲方车辆外观、部件及整体损坏情况：                            。 

二、汽车用途甲方同意将上述车辆租用给乙方用于工作需要。乙方向甲方承诺，租赁该汽车仅作为乙方员工（限甲方）工作使用，并遵守国家和汽车登记地政府部门关于汽车使用和管理的规定。在租赁期内未征得甲方书面同意，乙方不得擅自改变本款约定的使用用途。 

三、租赁期限从       年    月    日到     年    月   日止，合同期满后，在同等条件下，甲方拥有续约优先权，并可根据实际需要进行调整和增减，乙方应给予支持。 

四、租金及相关费用的支付甲、乙双方约定，该汽车每月租金为：

1. 基本租金：人民币       元(大写：          )；

2. 附加租金：为甲方收取汽车租金时，按照国家税收相关规定的开具增值税发票缴纳税费和缴纳的个人所得税等税费，具体金额以完税凭证为准。3.上述租金包含汽车的车辆购置税、折旧费、保险费、维修费

3. 租赁期内汽车使用过程中所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，由乙方承担，甲方租赁期内汽车使用过程中发生上述支出时，需要提供在取得真实、合法、有效的发票等凭证。

4. 租金采用先付后用方式，每年（合同年）支付一次，首期租金于本合同签订后天内支付给甲方，以后每期租金在上期已付租金所覆盖的租期届满前日内向甲方支付。 

五、甲方权利义务

1、甲方保证交付乙方的上述汽车性能良好，符合道路运输要求，并具备相关的运营许可手续。如因上述汽车质量及权利瑕疵造成乙方人身或财产损失的，由甲方负责赔偿乙方因此而造成的一切损失。

2、甲方在为乙方办公期间使用私人所有车辆的，非因乙方原因导致的本人及第三人损害（包括但不限于包括但不限于人身或财产损失）由甲方自行负责。

3、甲方非在乙方办公期间使用私人所有车辆所造成的一切损失（包括但不限于包括但不限于人身或财产损失），由甲方自行承担。

4、租赁期间内，未经乙方同意，甲方不得将提供给乙方的上述车辆转租或转卖于他人。 

六、乙方权利义务

1、租赁期间，乙方应做好上述汽车的日常维护保养，确保上述汽车的正常使用功能，仅在甲方为乙方办公期间上述汽车发生故障时，维修费用由乙方承担。

2、乙方有权要求甲方协助处理车辆保险事故、修理受损车辆、进行正常保养及年检的。

3、乙方在租赁期间内经甲方同意后，可以对上述汽车进行外观装饰或设备添附。租赁期满后，添附的所有权归乙方所有，添附物不能拆除或拆除后会对租赁物造成损害的，由双方协商处理。租赁期满或合同解除后，乙方有权将租赁物上一切有关乙方所使用的企业标识及注册商标标识予以覆盖或拆除。

4、租赁期间内，未经甲方同意，乙方不得将甲方提供的上述车辆转租他人。 

七、合同的变更与解除

1. 经甲乙双方协商一致，可以变更或解除本合同。

2. 如因租赁物质量及权利瑕疵造成乙方重大人身、财产损失或无法满足乙方正常使用需要的，乙方有权单方面解除合同并要求甲方赔偿损失。

3. 如乙方怠于履行双方约定的应由乙方交纳的各种保险、交通管理、危险品安全管理等费用的义务，甲方有权单方面解除合同。

4. 甲乙双方的劳动合同终止时，甲方有权单方面解除本合同。5.任何一方单方解除本合同的，应当以书面通知另一方。 

八、违约责任

1、在租赁期内，非因乙方原因造成上述汽车不能正常使用的，甲方应当赔偿乙方因此而造成的全部损失。

2、甲方在租赁期内没有法定事由任意解除合同的，除应返还乙方剩余租金外，还应当赔偿乙方因此而造成的损失。

3、乙方在租赁期届满前30日内向甲方提出续租书面要求后，因乙方原因导致未在租赁期届满前签订书面续租合同的，乙方应当向甲方支付1万元违约金，不足以弥补由此造成的一切损失的（包括但不限于返还已交货款和双倍定金、律师费、诉讼费、执行费等），按损失赔偿。 

九、争议解决方式双方在履行合同过程中若存在分歧，双方协商解决，协商不成，向（    ）仲裁委员会申请仲裁解决。 

十、通知条款

1、凡涉及双方权利、义务的事宜，双方应以书面形式通知。可由一方授权委托、指定专人递交，或以合法的快递服务、电子邮件、传真发至另一方在合同中列明的地址。

2、合同中所列甲乙双方的通讯地址如有变更，变更方应在变更事宜发生之日起十天内书面通知对方。变更方如未按前款约定履行通知义务，相对方按原通讯地址发出的通知则为有效送达的通知。

十一、其他

1、本合同未尽事宜,双方可根据国家有关法律、法规的规定,共同协商做出补充协议，补充协议应视为本合同不可分割的一部分。

2、本合同自双方签字盖章后生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具备同等效力。本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章日起生效。

 本合同条款如与国家及地方法律、交通法规等不符时，以相关法律规定为准。
本合同如有未尽事宜，经双方协商签订的补充条款及协议，与合同具有同等法律效力。如双方协商无法解决可向合同签订所在地的人民法院提起诉讼解决。 

甲方(公章)_________      乙方(签字)_________

 _____年____月____日　      ____年____月____日